CFDI y conciliación
¿Cuánto tiempo tengo que conservar la contabilidad y los XML de un cliente?
La respuesta
Cinco años desde que se presentó o debió presentarse la declaración relacionada (artículo 30 del CFF); si los efectos se prolongan, desde la declaración del último ejercicio en que se producen, y con recurso o juicio, desde que la resolución queda firme. Los CFDI se guardan en XML (regla 2.7.1.1). Vigente al 11 de noviembre de 2026.
Vigente al 11 de noviembre de 2026Verificado contra la biblioteca de Cumplida el 11 de noviembre de 2026
Qué se conserva y por cuánto tiempo
| Documentación | Plazo de conservación | Desde cuándo o salvedad | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Contabilidad: registros, papeles de trabajo, estados de cuenta y documentación comprobatoria de los asientos | Cinco años | Desde la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones relacionadas | CFF 30CFF 28 |
| CFDI emitidos y recibidos | En su formato XML, en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología; la regla no fija un plazo propio | Los del artículo 30 para la documentación y la contabilidad | CFF 30, 8.º párr.RMF 2.7.1.1 |
| Actos cuyos efectos fiscales se prolongan en el tiempo | Cinco años | Desde la declaración del último ejercicio en que se produjeron esos efectos | CFF 30 |
| Conceptos con recurso o juicio | Cinco años | Desde que queda firme la resolución que les pone fin | CFF 30 |
| Actas constitutivas, de aumento o disminución del capital, de fusión o escisión, constancias de dividendos y declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio | Todo el tiempo que subsista la sociedad o el contrato | Mientras subsista | CFF 30 |
| Documentación del origen de una pérdida fiscal que se disminuye, de un préstamo o de los saldos y movimientos de la CUFIN y la CUCA, en el ejercicio revisado | Se proporciona en la revisión cualquiera que sea el ejercicio en que se originó | La de la pérdida, salvo que la autoridad ya hubiera revisado el ejercicio en que se generó, excepto hechos no revisados | CFF 30, 10.º párr. |
El artículo 30 obliga a las personas que llevan contabilidad o que deben conservar su documentación; ninguna disposición leída impone ese plazo al despacho que les lleva la contabilidad. Las multas del artículo 84 son las del texto del CFF vigente desde el 1 de enero de 2026; el Anexo 5 de la RMF las actualiza.
Paso a paso
- Fijar, por ejercicio y por contribución, la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración con la que se relaciona cada documento.
- Separar lo que se conserva mientras subsista la sociedad: actas, constancias de dividendos y declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio.
- Guardar los CFDI emitidos y recibidos en XML junto con los registros y la documentación comprobatoria de cada asiento.
- Marcar lo que no se descarta a los cinco años: actos con efectos prolongados, conceptos con recurso o juicio, pérdidas que se siguen disminuyendo, préstamos y saldos de la CUFIN y la CUCA.
- Si los libros o registros se destruyen o inutilizan, dar el aviso de la regla 2.8.1.16 y reponer los asientos dentro de los cuatro meses siguientes.
Cómo corre el plazo de conservación
Errores frecuentes
- Contar los cinco años desde el cierre del ejercicio: corren desde que se presentó o debió presentarse la declaración relacionada (CFF 30).
- Destruir la documentación de una pérdida fiscal que todavía se disminuye: en la revisión del ejercicio en que se disminuye se pide la que acredite su origen, cualquiera que sea el ejercicio en que se generó.
- Conservar sólo la representación impresa del CFDI: la regla 2.7.1.1 pide almacenarlo en su formato XML.
Fundamento
Código Fiscal de la Federación, artículo 30, primer a tercer párrafos
«Artículo 30. Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código. Las personas que no estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales. La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la documentación e información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 y 23 de la ley citada, la información y documentación necesaria para implementar los acuerdos alcanzados como resultado de los procedimientos de resolución de controversias contenidos en los tratados para evitar la doble tributación, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.»
Vigente desde 1 de enero de 2022 · DOF 12 de noviembre de 2021 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn0obn01hrtznev2fwy6yr
Código Fiscal de la Federación, artículo 30, octavo párrafo
«Los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria.»
Vigente desde 1 de enero de 2022 · DOF 12 de noviembre de 2021 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn0obn01hrtznev2fwy6yr
Código Fiscal de la Federación, artículo 30, décimo párrafo
«En el caso de que la autoridad fiscal esté ejerciendo facultades de comprobación respecto de ejercicios fiscales en los que se disminuyan pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, se distribuyan o paguen dividendos o utilidades, se reduzca su capital o se reembolsen o envíen remesas de capital en términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta o se reciban cantidades por concepto de préstamo, otorgado o recibido, independientemente del tipo de contrato utilizado, los contribuyentes deberán proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida fiscal, la documentación comprobatoria del préstamo o la documentación e información que soporte el saldo origen y los movimientos de la cuenta de utilidad fiscal neta, de la cuenta de capital de aportación o de cualquier otra cuenta fiscal o contable involucrada en los referidos actos, independientemente del ejercicio en el que se haya originado la pérdida, el préstamo, u originado los movimientos de la cuenta de utilidad fiscal neta, de la cuenta de capital de aportación o de cualquier otra cuenta fiscal o contable involucrada. Lo anterior aplicará también en el caso de contratación de deudas con acreedores, o bien para la recuperación de créditos de deudores. El particular no estará obligado a proporcionar la documentación antes solicitada cuando con anterioridad al ejercicio de las facultades de comprobación, la autoridad fiscal haya ejercido dichas facultades en el ejercicio en el que se generaron las pérdidas fiscales de las que se solicita su comprobación, salvo que se trate de hechos no revisados.»
Vigente desde 1 de enero de 2022 · DOF 12 de noviembre de 2021 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn0obn01hrtznev2fwy6yr
Código Fiscal de la Federación, artículo 28, fracciones I, apartado A, y III
«I. Para efectos fiscales, la contabilidad se integra por: A. Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; [...] III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.»
Vigente desde 1 de enero de 2022 · DOF 12 de noviembre de 2021 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn0fwu01grtznejkr1vqqx
Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, regla 2.7.1.1
«Para los efectos de los artículos 28, fracción I, apartado A y 30, octavo párrafo del CFF, los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML. Lo establecido en la presente regla no será aplicable a los contribuyentes que utilicen el sistema de registro fiscal que refiere la regla 2.8.1.4.»
Vigente desde 1 de enero de 2026 · hasta 31 de diciembre de 2026 · DOF 28 de diciembre de 2025 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufoe5060bp1tznegz0ry25c
Código Fiscal de la Federación, artículo 67, primer párrafo, fracción I, y segundo párrafo
«Las facultades de las autoridades fiscales para determinar las contribuciones o aprovechamientos omitidos y sus accesorios, así como para imponer sanciones por infracciones a las disposiciones fiscales, se extinguen en el plazo de cinco años contados a partir del día siguiente a aquél en que: I. Se presentó la declaración del ejercicio, cuando se tenga obligación de hacerlo. [...] El plazo a que se refiere este artículo será de diez años, cuando el contribuyente no haya presentado su solicitud en el Registro Federal de Contribuyentes, no lleve contabilidad o no la conserve durante el plazo que establece este Código, así como por los ejercicios en que no presente alguna declaración del ejercicio, estando obligado a presentarlas, o no se presente en la declaración del impuesto sobre la renta la información que respecto del impuesto al valor agregado o del impuesto especial sobre producción y servicios se solicite en dicha declaración; en este último caso, el plazo de diez años se computará a partir del día siguiente a aquél en el que se debió haber presentado la declaración señalada.»
Vigente desde 1 de enero de 2022 · DOF 12 de noviembre de 2021 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn31cr01qutzne4r1qxoo9
Código Fiscal de la Federación, artículo 83, primer párrafo y fracción VI
«Artículo 83. Son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación o de las facultades previstas en el artículo 22 de este Código, las siguientes: [...] VI. No conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo que establezcan las disposiciones fiscales.»
Vigente desde 1 de enero de 2026 · DOF 7 de noviembre de 2025 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn41z001w8tzne1wdxtmjm
Código Fiscal de la Federación, artículo 84, primer párrafo y fracción V
«Artículo 84.- A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad a que se refiere el Artículo 83, se impondrán las siguientes sanciones: [...] V. De $1,350.00 a $17,660.00, a la señalada en la fracción VI.»
Vigente desde 1 de enero de 2026 · DOF 7 de noviembre de 2025 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn43eh01wltznev5rkozhi
Reglamento del Código Fiscal de la Federación, artículo 34, segundo párrafo
«El contribuyente que se encuentre en suspensión de actividades deberá conservar su contabilidad en el último domicilio que tenga manifestado en el registro federal de contribuyentes y, si con posterioridad desocupa el domicilio consignado ante el referido registro, deberá presentar el aviso de cambio de domicilio fiscal, en el cual deberá conservar su contabilidad durante el plazo que establece el artículo 30 del Código.»
Vigente desde 3 de abril de 2014 · DOF 2 de abril de 2014 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufnkz3a049gtzneau0g7jq6
Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, regla 2.8.1.16
«Para los efectos de los artículos 30 del CFF y 35 de su Reglamento, cuando los libros o demás registros de contabilidad se inutilicen o destruyan total o parcialmente, el contribuyente deberá dar aviso a la autoridad fiscal de conformidad con la ficha de trámite 106/CFF "Aviso por la inutilización, destrucción, pérdida o robo de libros o registros contables", contenida en el Anexo 2. El contribuyente tendrá un plazo de cuatro meses contados a partir de la fecha en que presente el aviso a que se refiere el párrafo anterior, para reponer los asientos ilegibles del último ejercicio o, en su caso, asentar en los nuevos libros o en los registros de contabilidad de que se trate, los asientos relativos al ejercicio en el que sucedió la inutilización, destrucción, pérdida o robo, pudiéndose realizar por concentración.»
Vigente desde 1 de enero de 2026 · hasta 31 de diciembre de 2026 · DOF 28 de diciembre de 2025 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufoghs80cf6tznelcqbtoiw
Criterio jurisdiccional de PRODECON 42/2017 «MULTA POR NO PROPORCIONAR INFORMACIÓN. A JUICIO DEL ÓRGANO JURISDICCIONAL ES ILEGAL LA QUE SE IMPONE SIN CONSIDERAR QUE EL CONTRIBUYENTE SÓLO DEBE CONSERVAR LA CONTABILIDAD POR 5 AÑOS» (publicado el 26 de mayo de 2017)
«MULTA POR NO PROPORCIONAR INFORMACIÓN. A JUICIO DEL ÓRGANO JURISDICCIONAL ES ILEGAL LA QUE SE IMPONE SIN CONSIDERAR QUE EL CONTRIBUYENTE SÓLO DEBE CONSERVAR LA CONTABILIDAD POR 5 AÑOS. [...] el Órgano Jurisdiccional estimó que era ilegal la multa impuesta por la autoridad coordinada porque un contribuyente no proporcionó información y documentación relativa al ejercicio fiscal de 2008, ello pues dicha solicitud se formuló en el año 2015 y el contribuyente no se encontraba obligado a conservar dicha información al transcurrir más de los 5 años previstos en el citado artículo 30, de ahí que el pagador de impuestos estuviera imposibilitado para proporcionarla. Sin que resultara óbice de ello, que la autoridad señalara que el plazo para sancionar al contribuyente era de 10 años, pues éste no acreditó haber dado cumplimiento a la obligación de presentar la declaración de 2008, ya que contrario a ello, sí se demostró con una opinión de cumplimiento que el contribuyente estaba al corriente de sus obligaciones fiscales.»
Vigente · obliga a nadie: es criterio de PRODECON, resuelto por la Décimo Tercera Sala Regional Metropolitana del TFJA en 2017, y orienta; no obliga al SAT ni a los tribunales · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión PRODECON:524
Preguntas relacionadas
¿Desde cuándo se cuentan los cinco años?
Desde la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con las que se relaciona la documentación, no desde el cierre del ejercicio. Con actos de efectos prolongados, desde la declaración del último ejercicio con esos efectos; con recurso o juicio, desde que queda firme la resolución (CFF 30).
¿Los XML de los CFDI se conservan aparte de la contabilidad?
Forman parte de ella: la contabilidad incluye la documentación comprobatoria de los asientos (CFF 28, fracción I, apartado A). Los documentos con sello digital se conservan según las reglas del SAT (CFF 30, octavo párrafo), y la regla 2.7.1.1 pide almacenar los CFDI emitidos y recibidos en su formato XML, sin fijar un plazo distinto.
¿Qué documentos se conservan más de cinco años?
Las actas constitutivas, las de aumento o disminución del capital, fusión o escisión, las constancias de dividendos y las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio de las contribuciones federales, entre otros: todo el tiempo que subsista la sociedad o el contrato (CFF 30, tercer párrafo).
¿Puede la autoridad pedir documentos de hace más de cinco años?
Sí, al revisar un ejercicio en que se disminuyen pérdidas anteriores, se pagan dividendos, se reduce capital o hay préstamos: la del origen de la pérdida, del préstamo o de los movimientos de la CUFIN y la CUCA, cualquiera que sea el ejercicio en que se originaron; la de la pérdida, no si su ejercicio ya se revisó, salvo hechos no revisados (CFF 30). Fuera de esos supuestos, el criterio 42/2017 de PRODECON recoge una sentencia que anuló la multa por no entregar documentación de un ejercicio de más de cinco años antes, en un caso en que se demostró con una opinión de cumplimiento que el contribuyente estaba al corriente, frente al plazo de diez años que invocó la autoridad; orienta, no obliga.
¿Qué pasa si no se conserva la contabilidad?
Es infracción si se descubre en el ejercicio de las facultades de comprobación o de las del artículo 22 (CFF 83, fracción VI), con multa de $1,350.00 a $17,660.00 en el texto del artículo 84, fracción V, vigente desde 2026, que actualiza el Anexo 5. Además, el plazo de caducidad de las facultades pasa de cinco a diez años (CFF 67): /plazos/caducidad.
¿El despacho tiene que guardar la contabilidad de su cliente?
El artículo 30 del CFF obliga a las personas que llevan contabilidad, y la documentación comprobatoria debe estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente (CFF 28, fracción III). Ninguna disposición leída impone ese plazo al despacho que le lleva la contabilidad.
¿Dónde conserva la contabilidad un cliente en suspensión de actividades?
En el último domicilio manifestado en el RFC; si lo desocupa, presenta el aviso de cambio de domicilio y la conserva ahí durante el plazo del artículo 30 del CFF (RCFF 34).
¿Qué se entrega de la contabilidad electrónica cuando la piden?
El catálogo, la balanza y, a requerimiento, las pólizas y los auxiliares en XML: /respuestas/contabilidad-electronica y /respuestas/polizas-y-auxiliares.
Con Cumplida
Los CFDI de cada contribuyente se descargan cada noche y, en toda la cartera, se concilian los CFDI, las declaraciones, los acuses y los pagos contra lo que obra en poder del SAT; cada diferencia queda en su cédula con el comprobante que la origina.
Auditoría fiscalCómo citar
Cumplida, «¿Cuánto tiempo tengo que conservar la contabilidad y los XML de un cliente?», cumplida.com/respuestas/conservacion-de-la-contabilidad, consultado el 11 de noviembre de 2026.
Información general a la fecha indicada. El criterio profesional para cada caso es del despacho.