¿Puedo llevar la contabilidad de un cliente en una hoja de cálculo o tiene que ser un sistema?

Código Fiscal de la Federación, artículo 28, primer párrafo y fracciones I, apartado A, III y IV

«Artículo 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente: I. Para efectos fiscales, la contabilidad se integra por: A. Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad. [...] III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente. IV. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.»

Vigente desde 1 de enero de 2022 · DOF 12 de noviembre de 2021 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn0fwu01grtznejkr1vqqx

Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, regla 2.8.1.5, primer párrafo y fracciones I, primer párrafo, II, primer párrafo, y III, primer a tercer párrafos

«Para los efectos de los artículos 28, fracción III del CFF y 33, apartado B, fracciones I, III, IV y V y 34 de su Reglamento, los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad y a ingresar de forma mensual su información contable a través del Portal del SAT, excepto los contribuyentes que registren sus operaciones a través de la aplicación electrónica "Mis cuentas" en el Portal del SAT, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contenga lo siguiente: I. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo, conforme a la estructura señalada en el Anexo 24 y el Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT; a este se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenido en el Anexo 24, apartado A, inciso a). [...] II. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos y resultado integral de financiamiento) y cuentas de orden, conforme al Anexo 24 y el Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT. [...] III. Las pólizas y los auxiliares de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel que incluyan el nivel de detalle con el que los contribuyentes realicen sus registros contables. En cada póliza se deben distinguir los folios fiscales de los comprobantes fiscales que soporten la operación, permitiendo identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate, de conformidad con el artículo 33, apartado B, fracción III del Reglamento del CFF. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse la clave en el RFC de este, conforme al Anexo 24 y Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT. Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, la clave en el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza, conforme al Anexo 24 y el Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT.»

Vigente desde 1 de enero de 2026 · hasta 31 de diciembre de 2026 · DOF 28 de diciembre de 2025 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufogat70cdftzneng6uix44

Reglamento del Código Fiscal de la Federación, artículo 33, primer párrafo y apartado B, fracciones I a III, V y VI

«Artículo 33.- Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente: [...] B. Los registros o asientos contables deberán: I. Ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad; II. Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente; III. Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate; [...] V. Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas; VI. Formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados;»

Vigente desde 3 de abril de 2014 · DOF 2 de abril de 2014 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufnkybn049btzne2jjezvmh

Reglamento del Código Fiscal de la Federación, artículo 34, primer y tercer párrafos

«Artículo 34.- Para los efectos del artículo 28, fracción III del Código, el contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos. [...] Los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria.»

Vigente desde 3 de abril de 2014 · DOF 2 de abril de 2014 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufnkz3a049gtzneau0g7jq6

Código Fiscal de la Federación, artículo 30, primer y tercer párrafos

«Artículo 30. Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código. [...] La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la documentación e información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 y 23 de la ley citada, la información y documentación necesaria para implementar los acuerdos alcanzados como resultado de los procedimientos de resolución de controversias contenidos en los tratados para evitar la doble tributación, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.»

Vigente desde 1 de enero de 2022 · DOF 12 de noviembre de 2021 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn0obn01hrtznev2fwy6yr

Código Fiscal de la Federación, artículo 83, primer párrafo y fracciones I y III

«Artículo 83. Son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación o de las facultades previstas en el artículo 22 de este Código, las siguientes: I. No llevar contabilidad. [...] III. Llevar la contabilidad en forma distinta a como las disposiciones de este Código o de otras leyes señalan; llevarla en lugares distintos a los señalados en dichas disposiciones.»

Vigente desde 1 de enero de 2026 · DOF 7 de noviembre de 2025 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn41z001w8tzne1wdxtmjm

Código Fiscal de la Federación, artículo 84, primer párrafo y fracciones I y II

«Artículo 84.- A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad a que se refiere el Artículo 83, se impondrán las siguientes sanciones: I. De $2,220.00 a $22,110.00, a la comprendida en la fracción I. II. De $490.00 a $11,050.00, a las establecidas en las fracciones II y III.»

Vigente desde 1 de enero de 2026 · DOF 7 de noviembre de 2025 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufn43eh01wltznev5rkozhi

Anexo 5 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, rubro A, artículo 84, fracciones I y II, del CFF

«Artículo 84. I. De $2,220.00 a $22,110.00, a la comprendida en la fracción I. II. De $490.00 a $11,050.00, a las establecidas en las fracciones II y III.»

Vigente desde 1 de enero de 2026 · DOF 28 de diciembre de 2025 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufplpvd0mxqtznetysosgy9

Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, regla 2.8.1.4, primer párrafo

«Para los efectos del artículo 28, fracción III del CFF, así como el Título IV, Capítulo II, Sección II de la Ley del ISR vigente hasta el 31 de diciembre de 2021, en relación con lo señalado en el Artículo Segundo, fracción IX de las Disposiciones Transitorias de la Ley del Impuesto sobre la Renta, publicada en el DOF el 12 de noviembre de 2021, los contribuyentes cuyos ingresos del ejercicio de que se trate no excedan de $2'000,000.00 (dos millones de pesos 00/100 M.N.), así como los contribuyentes que tributen conforme al Título IV, Capítulo II, Secciones I y III de la Ley del ISR que hubieren percibido en el ejercicio inmediato anterior ingresos en una cantidad igual o menor a $4'000,000.00 (cuatro millones de pesos 00/100 M.N.), así como las Asociaciones Religiosas que tributen conforme al Título III de la Ley del ISR, deberán ingresar a la aplicación electrónica "Mis cuentas", disponible a través del Portal del SAT, para registrar los datos correspondientes a sus ingresos y gastos. Los ingresos y gastos amparados por un CFDI, no será necesario registrarlos en la citada aplicación, por lo que únicamente deberán capturarse aquellos que no se encuentren sustentados en dichos comprobantes.»

Vigente desde 1 de enero de 2026 · hasta 31 de diciembre de 2026 · DOF 28 de diciembre de 2025 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmufoga5l0cdbtzner5um1p9k

Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, regla 2.8.1.6, primer párrafo y fracciones I y II, incisos a) y b) (Cuarta Resolución de Modificaciones)

«Para los efectos del artículo 28, fracción IV del CFF, los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad y a ingresar de forma mensual su información contable a través del Portal del SAT, excepto los contribuyentes que registren sus operaciones a través de la aplicación electrónica "Mis cuentas" en el Portal del SAT, deberán enviar a través del buzón tributario o mediante el citado Portal [...] conforme a la periodicidad y los plazos que se indican, lo siguiente: I. El catálogo de cuentas como se establece en la regla 2.8.1.5., fracción I, se enviará por primera vez cuando se entregue la primera balanza de comprobación en los plazos establecidos en la fracción II de esta regla. En caso de que se modifique el catálogo de cuentas al nivel de las cuentas que fueron reportadas, estructuras, nomenclatura o cualquier modificación, este deberá enviarse a más tardar al vencimiento de la obligación del envío de la balanza de comprobación del mes en el que se realizó la modificación; en el caso de que no haya modificaciones al catálogo de cuentas en un ejercicio fiscal, el mismo deberá ser enviado junto con la balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio, que se presente de conformidad con el inciso e), fracción II de la presente regla. II. Los archivos relativos a la regla 2.8.1.5., fracción II, conforme a los siguientes plazos: a) Las personas morales, excepto aquellas que se encuentren en el supuesto del inciso c) de esta fracción, enviarán de forma mensual su información contable a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior, al mes que corresponde la información a enviar, por cada uno de los meses del ejercicio fiscal de que se trate. b) Las personas físicas, enviarán de forma mensual su información contable a más tardar en los primeros cinco días del segundo mes posterior al mes que corresponde la información contable a enviar, por cada uno de los meses del ejercicio fiscal de que se trate.»

Vigente desde 30 de octubre de 2026 · hasta 31 de diciembre de 2026 · DOF 30 de octubre de 2026 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmvv3mhtg004701pi896rdz8n