Asistentes generales y la ley fiscal
¿Cómo protejo los datos de mis clientes si el personal del despacho usa asistentes por su cuenta?
La respuesta
El trabajador desempeña el servicio bajo la dirección del patrón y guarda los asuntos reservados cuya divulgación pueda perjudicar a la empresa (LFT, artículo 134, fracciones III y XIII); revelarlos con perjuicio es causa de rescisión (artículo 47, fracción IX). La política se escribe y, con el cliente, se pacta (CCF 1839). Vigente al 11 de noviembre de 2026.
Vigente al 11 de noviembre de 2026Verificado contra la biblioteca de Cumplida el 11 de noviembre de 2026
Dónde se escribe cada regla y qué dice la ley leída
| Dónde se escribe | Lo que dice la ley | Qué conviene precisar | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Instrucciones al personal | El trabajador desempeña el servicio bajo la dirección del patrón; las normas técnicas y administrativas para ejecutar los trabajos las formula directamente la empresa | Qué herramientas y qué cuentas se usan con datos de clientes, y qué no se carga nunca | LFT 134LFT 422 |
| Deber de reserva del personal | Guardar escrupulosamente los secretos comerciales y los asuntos administrativos reservados cuya divulgación pueda causar perjuicios a la empresa | Que los datos y documentos de los clientes se tratan como reservados | LFT 134 |
| Reglamento interior de trabajo | Contiene las disposiciones disciplinarias y su procedimiento; la suspensión no excede de ocho días y la persona trabajadora es oída antes de la sanción | La consecuencia de cargar datos de clientes fuera de la política | LFT 423 |
| Rescisión | Revelar el trabajador asuntos de carácter reservado, con perjuicio de la empresa, es causa de rescisión sin responsabilidad para el patrón; el despido requiere aviso escrito con la conducta y la fecha, y sin él se presume injustificado | Que la política diga qué es reservado, para no discutirlo después | LFT 47, fr. IX |
| Contrato de servicios con el cliente | Los contratantes ponen las cláusulas que crean convenientes; el contrato obliga a lo pactado y a sus consecuencias conforme a la buena fe, al uso o a la ley | Qué herramientas se usan, para qué tareas, qué datos se cargan y cuáles no, y con qué cuenta | CCF 1839CCF 1796 |
| Consentimiento del cliente | Es expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito o por medios electrónicos | Que el cliente acepta el uso de esas herramientas, por escrito o por medio electrónico | CCF 1803 |
| Aviso de privacidad | Toda persona tiene derecho a la protección de sus datos personales, en los términos que fije la ley | Se redacta con la ley federal de datos personales en posesión de particulares, que no está en la biblioteca de Cumplida | CPEUM 16 |
Ninguna disposición leída regula a Claude, ChatGPT, Gemini o Copilot ni fija las cláusulas de un contrato de servicios contables; la tabla aplica lo que dicen la Ley Federal del Trabajo y el Código Civil Federal. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares no está en la biblioteca de Cumplida y esta página no dice qué debe contener el aviso de privacidad.
Paso a paso
- Hacer el inventario de quién usa Claude, ChatGPT, Gemini o Copilot en el despacho, para qué y con qué cuenta.
- Escribir la política: herramientas y cuentas permitidas, datos que se cargan y los que nunca, como la e.firma y la Contraseña.
- Darla a conocer por escrito al personal y llevar la sanción al reglamento interior de trabajo (LFT 423, fracción X).
- Pactar en el contrato de servicios el uso de esas herramientas y recabar el consentimiento expreso del cliente (CCF 1803 y 1839).
- Revisar el aviso de privacidad con la ley de datos personales, que no está en la biblioteca de Cumplida.
- Repasar la política cuando cambien las condiciones o el plan de una herramienta.
Antes de que el personal cargue datos de un cliente
Errores frecuentes
- Prohibirlo de palabra sin escribirlo: la sanción disciplinaria va en el reglamento interior, y la persona trabajadora tiene derecho a ser oída antes de aplicarla (LFT 423, fracción X).
- Dejar que cada quien use su cuenta personal: las condiciones sobre conservación y entrenamiento pueden cambiar entre los planes personales y los de empresa de una misma herramienta; la documentación de Claude, por ejemplo, los distingue.
- Dar por hecho que el contrato de servicios suple el aviso de privacidad: el aviso responde a la ley de datos personales, que se revisa aparte.
Fundamento
Ley Federal del Trabajo, artículo 134, fracciones III y XIII
«Artículo 134.- Son obligaciones de los trabajadores: [...] III.- Desempeñar el servicio bajo la dirección del patrón o de su representante, a cuya autoridad estarán subordinados en todo lo concerniente al trabajo; [...] XIII. Guardar escrupulosamente los secretos técnicos, comerciales y de fabricación de los productos a cuya elaboración concurran directa o indirectamente, o de los cuales tengan conocimiento por razón del trabajo que desempeñen, así como de los asuntos administrativos reservados, cuya divulgación pueda causar perjuicios a la empresa.»
Vigente desde 1 de diciembre de 2012 · DOF 30 de noviembre de 2012 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmvnm69x00mmmf1px9ht00xsa
Ley Federal del Trabajo, artículo 47, fracción IX y párrafos del aviso de rescisión
«Artículo 47.- Son causas de rescisión de la relación de trabajo, sin responsabilidad para el patrón: [...] IX. Revelar el trabajador los secretos de fabricación o dar a conocer asuntos de carácter reservado, con perjuicio de la empresa; [...] El patrón que despida a un trabajador deberá darle aviso escrito en el que refiera claramente la conducta o conductas que motivan la rescisión y la fecha o fechas en que se cometieron. [...] La falta de aviso al trabajador personalmente o por conducto del Tribunal, por sí sola presumirá la separación no justificada, salvo prueba en contrario que acredite que el despido fue justificado.»
Vigente desde 2 de mayo de 2019 · DOF 1 de mayo de 2019 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmvnm68180meqf1pxy9e51mc4
Ley Federal del Trabajo, artículo 422
«Artículo 422.- Reglamento interior de trabajo es el conjunto de disposiciones obligatorias para personas trabajadoras y empleadoras en el desarrollo de los trabajos en una empresa o establecimiento. No son materia del reglamento las normas de orden técnico y administrativo que formulen directamente las empresas para la ejecución de los trabajos.»
Vigente desde 17 de junio de 2025 · DOF 19 de diciembre de 2024 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmvnm6i1z0nl5f1pxwvpq70f3
Ley Federal del Trabajo, artículo 423, fracciones X y XI
«Artículo 423.- El reglamento contendrá: [...] X.- Disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación. La suspensión en el trabajo, como medida disciplinaria, no podrá exceder de ocho días. La persona trabajadora tendrá derecho a ser oída antes de que se aplique la sanción, y XI. Las demás normas necesarias y convenientes de acuerdo con la naturaleza de cada empresa o establecimiento, para conseguir la mayor seguridad y regularidad en el desarrollo del trabajo.»
Vigente desde 17 de junio de 2025 · DOF 19 de diciembre de 2024 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmvnm6i2o0nl8f1pxtw5j08oy
Código Civil Federal, artículo 1839
«Artículo 1839.- Los contratantes pueden poner las cláusulas que crean convenientes; pero las que se refieran a requisitos esenciales del contrato, o sean consecuencia de su naturaleza ordinaria, se tendrán por puestas aunque no se expresen, a no ser que las segundas sean renunciadas en los casos y términos permitidos por la ley.»
Vigente desde 1 de octubre de 1932 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmvg1w7q405bja6mjsfq2bykp
Código Civil Federal, artículo 1796
«Artículo 1796.- Los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento, excepto aquellos que deben revestir una forma establecida por la ley. Desde que se perfeccionan obligan a los contratantes, no sólo al cumplimiento de lo expresamente pactado, sino también a las consecuencias que, según su naturaleza, son conforme a la buena fe, al uso o a la ley.»
Vigente desde 1 de octubre de 1932 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmvg1w74x057va6mj1phulyq3
Código Civil Federal, artículo 1803, fracción I
«Artículo 1803.- El consentimiento puede ser expreso o tácito, para ello se estará a lo siguiente: I.- Será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos, y [...]»
Vigente desde 1 de enero de 2002 · DOF 29 de mayo de 2000 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmvg1w781058ga6mjx1gz34qc
Código Civil Federal, artículo 2615
«Artículo 2615.- El que preste servicios profesionales, sólo es responsable, hacia las personas a quienes sirve, por negligencia, impericia o dolo, sin perjuicio de las penas que merezca en caso de delito.»
Vigente desde 1 de octubre de 1932 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmvg1wijw074pa6mj0u2r31wg
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, artículo 16, segundo párrafo
«Toda persona tiene derecho a la protección de sus datos personales, al acceso, rectificación y cancelación de los mismos, así como a manifestar su oposición, en los términos que fije la ley, la cual establecerá los supuestos de excepción a los principios que rijan el tratamiento de datos, por razones de seguridad nacional, disposiciones de orden público, seguridad y salud públicas o para proteger los derechos de terceros.»
Vigente desde 1 de octubre de 2024 · DOF 30 de septiembre de 2024 · leída el 11 de noviembre de 2026 · versión cmv23tmhp03uo8roaxlh8rp09
Preguntas relacionadas
¿Qué se pone en el contrato de servicios si se usan estas herramientas con datos de clientes?
Ninguna disposición leída fija esas cláusulas: el Código Civil Federal permite poner las que se crean convenientes (artículo 1839) y obliga a lo pactado (artículo 1796). Conviene precisar qué herramientas, para qué tareas, qué datos se cargan y cuáles no, con qué cuenta y que el cliente acepta su uso (artículo 1803). Es una lista de trabajo, no un modelo de cláusula: el texto lo revisa quien asesora al despacho.
¿Qué debe decir el aviso de privacidad?
Lo regula la ley federal de protección de datos personales en posesión de los particulares, que no está en la biblioteca de Cumplida; esta página no dice qué debe contener. La Constitución reconoce el derecho a la protección de los datos personales en los términos que fije la ley (artículo 16, segundo párrafo).
¿Qué pasa si una persona del despacho carga datos de un cliente en su cuenta personal?
En lo laboral, dar a conocer asuntos de carácter reservado con perjuicio de la empresa es causa de rescisión (LFT 47, fracción IX). En lo penal, el artículo 210 del Código Penal Federal describe la revelación sin consentimiento de un secreto conocido con motivo del empleo. Si cargar datos en una herramienta es revelarlos, ninguna disposición leída lo resuelve: depende del caso.
¿Las cuentas de empresa conservan los datos o los usan para entrenar?
Depende de la herramienta y del plan. La documentación de Claude (leída el 11 de noviembre de 2026) dice que, por omisión, no usa las entradas ni las salidas de sus productos comerciales para entrenar, y que en sus planes personales el usuario elige si lo permite. Las condiciones de ChatGPT, Gemini o Copilot se revisan en la documentación de cada uno.
¿De qué responde el despacho ante su cliente?
El que presta servicios profesionales sólo es responsable hacia las personas a quienes sirve por negligencia, impericia o dolo, sin perjuicio de las penas que merezca en caso de delito (CCF 2615). La responsabilidad fiscal del contador: /respuestas/responsabilidad-del-contador.
¿El despacho necesita el consentimiento del cliente y qué es el secreto profesional frente a estas herramientas?
Lo que dice la ley leída de la revelación de secretos y del consentimiento: /respuestas/secreto-profesional-y-asistentes.
¿Conviene que cada persona entre con su propia cuenta o con una credencial común?
Con una credencial común, todas las personas entran con la misma; con OAuth, cada una con la suya: /respuestas/permisos-de-un-conector. Lo que nunca se carga, la e.firma y la Contraseña: /respuestas/efirma-y-asistentes. Cómo se coteja la vigencia de la respuesta: /respuestas/vigencia-de-la-ley-en-asistentes.
Con Cumplida
Magda trabaja en el Claude del despacho sólo si el Titular la enciende en otras apps; cada persona entra con OAuth y su propia cuenta, rol y cartera, y acepta el aviso de salida de datos la primera vez; lee y propone, y nada de ahí presenta, firma ni paga.
Tax auditCómo citar
Cumplida, «¿Cómo protejo los datos de mis clientes si el personal del despacho usa asistentes por su cuenta?», cumplida.com/respuestas/politica-de-uso-en-el-despacho, consultado el 11 de noviembre de 2026.
Información general a la fecha indicada. El criterio profesional para cada caso es del despacho.