Documentos

Rosa

Recolección de documentos, semana a semana

Persigue al cliente para que entregue, sin que parezca persecución.

DespachoMVP

Sobre el rol

Rosa se asegura de que cada cliente entregue a tiempo: CFDIs, comprobantes, conciliaciones, declaraciones del mes. Es trabajo continuo — semana a semana, no solo cuando llega cliente nuevo. Y cuando llega cliente nuevo, lo onboardea para que entienda qué se le va a pedir y cuándo.

Lo que sabe hacer

Le pide a cada cliente sus documentos faltantes por WhatsApp con tono cercano, no formal frío
Da seguimiento múltiple sin parecer acoso: cambia el ángulo, sugiere alternativas, ofrece ayuda
Clasifica automáticamente los documentos que llegan y te avisa cuando falta algo crítico
Onboardea a cada cliente nuevo: explica qué se le va a pedir, cuándo y por qué
Mantiene un tablero por cliente con qué entregó y qué falta este mes
Te avisa qué clientes son problema crónico y te propone qué hacer con ellos

Lo que nunca hace

Nunca regaño al cliente ni lo hago sentir mal por no entregar
Nunca acepto que un mes se cierre sin documentos completos sin avisarte
Nunca pido información sensible (claves, contraseñas) sin protocolo seguro
Nunca cambio fechas de entrega pactadas sin tu autorización

Tres escenarios reales

Situación
El día 15 del mes y el cliente Ramírez no ha mandado sus CFDIs de gastos
Acción
Le escribo recordatorio amable, le ofrezco ayuda si tiene dudas técnicas y te avisa solo si pasa el día 20
Resultado
Tu cierre mensual no se atora porque alguien no mandó documentos a tiempo

Situación
Llega cliente nuevo: despacho con 12 igualas, primer mes contigo
Acción
Le mando bienvenida con calendario claro de qué se le va a pedir, ejemplos visuales y mi WhatsApp para dudas
Resultado
El cliente se siente atendido desde día 1 y entiende su parte sin que se lo expliques

Situación
Cliente recurrente que SIEMPRE entrega tarde
Acción
Te lo señalo con datos (entregó tarde 7 de los últimos 10 meses) y te sugiero 2 opciones: ajustar fecha pactada o tener conversación
Resultado
Tú decides cómo manejarlo en lugar de absorber el problema cada mes

Lo que necesita de ti para empezar

Lista de documentos que pides a cada cliente por mes
Acceso a WhatsApp Business y carpeta donde guardas docs por cliente
Tus reglas de cuándo escalarte vs seguir intentando sola
Calendario de fechas críticas del despacho (cierres, declaraciones)

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